Wali Kota Administrasi Jakarta Timur M. Anwar meresmikan peluncuran Layanan Arsip Keluarga (Layarga) di Aula Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip Jakarta Timur, Kelurahan Rawa Bunga, Kecamatan Jatinegara, Jakarta Timur, Rabu (11/9/2019).
Adapun tema peluncuran Layarga yaitu `Arsip ada karena dijaga´ dalam rangka gerakan sadar tertib arsip bagi masyarakat di wilayah Kota Administrasi Jakarta Timur.
Berdasarkan pantauan tim timur.jakarta.go.id di lokasi, Wali Kota sempat melihat proses penyimpanan arsip dari kertas ke digital dalam kegiatan peluncuran tersebut. Diawali dengan pendaftaran, pengisian formulir, proses pemindaian data, dan dimasukkanke dalam CD, serta diarsipkan secara digital.
Tujuan kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kesadaran betapa pentingnya arsip bagi masyarakat, melalui layanan arsip keluarga ini masyarakat dapat menjaga arsip keluarga (back up dokumen) masyarakat, agar mengantisipasi dari bencana sejak dini. Melalui, Layarga ini akan dilakukan pelayanan digitalisasi dan restorasi arsip keluarga.
Dalam kegiatan ini Wali Kota didampingi oleh Kepala Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip Jakarta Timur Eka Nuretika, dan Camat Jatinegara Asril Rizal.
“Arsip atau dokumen itu sangat penting. Apalagi di Jakarta Timur ancaman kebakaran di musim, kemarau saat ini sangat tinggi. Tentunya warga perlu mengantisipasinya sedini mungkin. Baik antisipasi cegah kebakaran juga pengamanan seluruh arsip yang sangat penting, seperti surat tanah, ijazah dan surat penting lainnya,” ujar Wali Kota.
Menurutnya, dokumen penting untuk dirawat dan diselamatkan dari segala kondisi. Sehingga saat dibutuhkan bisa mudah didapat dan langsung dipergunakan.
“Biasanya orang kurang peduli dengan dokumen namun saat membutuhkan baru sibuk mencarinya," kata Wali Kota.
Agar arsip aman, lanjut Wali Kota, sudah seharusnya disimpan dengan sistem digital. Maka dari itu, layanan ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin karena ini sangat membantu warga dalam penyimpanan dokumen penting.
Sementara Kasudin Peprustakaan dan Kearsipan Jakarta Timur, Eka Nuretika Putera menambahkan, kegiatan layanan arsip keluarga ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat.
Pada tahap awal, Layarga diberikan kepada warga RW 07 dan RW 08 Kelurahan Rawa Bunga. Eka menyebutkan, apabila seluruh warga di sana sudah terlayani, maka akan dilanjutkan ke RW dan kecamatan lain, sehingga Layarga dapat digunakan semua warga Jakarta Timur.
“Arsip ini sangat penting, perlu disimpan secara rapi dan digital. Ini untuk mengantisipasi jika ada bencana maka semua dokumen sudah dismankan,” kata Eka.
Eka menyebutkan, proses penyimpanan arsip digital sangat mudah. Adapun tahapan diantaranya yaitu warga cukup datang ke kantor Sudis Perpursip dengan membawa dokumen asli (1 orang maksimal 10 dokumen).
Selanjutnya, dokumen asli yang dibawa akan dipindai dan kemudian dimasukkan ke dalam CD serta disimpan di basis data unit tersebut.
Apabila warga membutuhkan dokumen miliknya sewaktu-waktu, lanjut Eka, tinggal meminta petugas untuk dibuka dan dicetak. Namun, jika arsip hilang, terbakar atau rusak parah maka setelah diarsipkan dalam bentuk digital dan dicetak, bisa langsung dilegalisit ke unit terkait, sehingga fungsinya sama dengan yang asli.
Menyambut Layanan Arsip Keluagra (Layarg), Yahya, warga RT 003/RW 08 Kelurahan Rawa Bunga, menyambut baik layanan tersebut. Ia menyebutkan Layarga dapat membantu dalam penyimanan dokumen penting seperti sertifikat rumah dan ijazah sekolah anak-anaknya.
Sebab, sebelumnya ia hanya menyimpan segala bentuk kearsipan di lemari dan terkadang lupa letak penyimpanannya.
“Warga sangat terbantu dengan program seperti ini. Saat kita lupa tempat menyimpannya saja sudah pusing mencarinya. Bagaimana kalau arsip itu hilang, terbakar atau terkena banjir, bisa lebih pusing lagi, saat kita tidak punya cadangannya," kata Yahya.
Ia melanjutkan, dengan adanya Layarga warga merasa aman dan tidak ada kekhawatiran tentang dokumen pentik miliknya.
“Karena kini semua dokumen pentingnya sudah diamankan dan disimpan secara digital oleh unit yang berkompeten,” tutupnya.
